02:15
17-06-2016

ERP op maat van installatie- en bouwbedrijven

Softwarespecialist Plenion richt zich met zijn ERP-software specifiek op installatie- en bouwbedrijven. Die hebben immers noden die eigen zijn aan het vak. Dat weten ze bij installatiebedrijf Proftech & De Bruyn als geen ander. Zaakvoerder Ron Clarijs: “Plenion helpt ons bij de opvolging van onze projecten.”

Proftech & De Bruyn ontstond uit een fusie van koelingsspecialist Proftech en inrichter De Bruyn. Sinds de samensmelting neemt het bedrijf de volledige inrichting van retail- en horecazaken voor zijn rekening. Het ERP-programma van Plenion gaat niettemin al mee van voor de fusie. Ron Clarijs: “Plenion voorzag toen in al onze behoeftes, zoals de aan- en verkoopadministratie en de koelmiddelenboekhouding. Sinds we écht projectmatig werken heeft het nog een grotere meerwaarde: het zorgt voor een volledig geautomatiseerde documentenstroom voor onze projecten. Nacalculatie kan daardoor met één druk op de knop, iets wat een zaakvoerder bijzonder interesseert.”

Allesomvattend
“Project- en servicegerichte bouwbedrijven zijn dan ook onze voornaamste doelgroep,” zegt sales manager bij Plenion Michel Smedts. Dat kom je automatisch vooral bij HVAC- en elektriciteitsbedrijven uit. Plenion omvat het hele ERP-gebeuren: CRM, prospectopvolging, calculatie en offertepresentatie, projectuitvoering en -planning, werkbonnen op papier of digitaal, facturatie en serviceopvolging. Bij kleine bedrijven hoort daar ook betalingsopvolging bij, maar daar hebben de meeste bedrijven hun eigen boekhoudpakket voor. Wij zorgen natuurlijk wel voor de makkelijke koppeling van Plenion met die boekhoudpakketten.” shopconnect-cebeoInstallatiebedrijven hebben ook vaak te maken met een gigantisch artikel-bestand, waarin ze allerlei informatie moeten opzoeken. Plenion legt
daarvoor rechtstreekse koppelingen met de websites van de grote leveranciers.

Opvolging
Waarom zijn vooral installatiebedrijven gebaat met Plenion? “Zeker door die uitgebreide service-opvolging. Installaties bij onze klanten in kaart brengen, onderhoud en technische ingrepen opvolgen, zulke toepassingen zijn erg handig voor HVAC-installateurs,” zegt Clarijs. “Ook belangrijk: onze techniekers kunnen perfect nakijken wat hun collega bij een vorig bezoek heeft gedaan. Zo zijn ze volledig op de hoogte.” Installatiebedrijven hebben ook vaak te maken met een gigantisch artikelbestand, waarin ze allerlei informatie moeten opzoeken.

Plenion legt daarvoor rechtstreekse koppelingen met de websites van de grote leveranciers, zoals Rexel, Van Marcke, Desco en Van Oirschot. Smedts: “Alle grote handelaars met een goede webshop die open staat voor communicatie, kunnen we integreren. Bij het maken van een offerte in Plenion is dan altijd het eigen artikelbestand beschikbaar – de gebruikelijke artikelen, alle leveranciers door elkaar – en de specifiekere producten worden vanuit die webshops in Plenion geopend. Met één klik kunnen gebruikers die informatie overzetten naar hun offerte en eigen artikelbestand.”

ovplanning2Plenion omvat het hele ERP-gebeuren.

Iedereen mobiel
Mobiele toepassingen en apps rijzen de laatste tijd als paddestoelen uit de grond. Plenion kwam er echter al jaren geleden mee op de proppen, en heeft dus erg uitgewerkte functionaliteiten. Werkorders gaan automatisch naar de laptop van een technieker die ter plaatse zijn werk kan registeren en nadien uploaden. De offline-functionaliteit is daarbij belangrijk: onze klanten zitten immers vaak in kelders zonder internetverbinding,” zegt Smedts. “Momenteel zijn we erg uitgebouwd voor Windows, maar we hebben steeds meer toepassingen voor Android en iPad. Plenion ontwikkelt zowel de back-office als de mobiele applicaties zelf, zo kunnen we heel flexibel inspelen op vragen van onze klanten.”

“Dat klopt,” beaamt Clarijs. “Het basisprogramma is al redelijk toereikend, maar we hadden natuurlijk ook specifieke wensen op maat van Proftech & De Bruyn. Zo ontwikkelde Plenion voor ons een document waar onze installateurs de honderden gebruikte artikelen van een bar-installatie ter plaatse kunnen ingeven en zo automatisch afboeken. Die gegevens komen dan niet op de factuur voor de klant, maar worden wel geregistreerd als kost bij het project.”

Tekst: Jeroen Schreurs Beeld: Plenion, Proftech & De Bruyn


Elektronisch factureren

Plenion bouwt zijn ERP-software voortdurend uit. Momenteel werkt het bedrijf aan een uitbreiding van het portaal waarbij de klanten van installatiebedrijven hun machinepark online kunnen raadplegen. Erg handig voor facilitymanagers die verschillende winkels moeten beheren. Ook recent: een verbeterde vorm van elektronische facturatie. Daarbij kan de gebruiker in Plenion aanduiden of een bedrijf een papieren of elektronische factuur wil. Wie voor dat laatste kiest, krijgt een mail met een link – niet te vervalsen dus – naar een portaal waar de factuur te downloaden is.

Lees meer over: ERP , Plenion , Proftech & De Bruyn , Software , Thema

Installatie en Bouw België partners