Meer efficiëntie op kantoor én op de baan

In de vorige editie van Installatie & Bouw schreven we al dat digitalisering een begrip is dat steeds meer aan belang wint voor de installateurs en installatiebedrijven. Met het uitgebreide ERP-pakket Adsolut Kmo-beheer beschikt Wolters Kluwer over een tool die bedrijven helpt om hun papiermolen en werking op efficiënte wijze te digitaliseren.

In heel wat bedrijven staat de digitalisering nog maar in de kinderschoenen. Robin Appeltants, Product Manager bij Wolters Kluwer: “Veel verder dan bijvoorbeeld een facturatiepakket en het standaard gebruik van Microsoft Excel gaat de digitalisering bij hen niet. Zaken zoals planning en het beheer van agenda’s, artikels en klanten- en leveranciersgegevens worden heel vaak nog op een decentrale manier beheerd. Voor deze bedrijven kan Adsolut een enorme vooruitgang betekenen.”

Papieren flow digitaliseren

De introductie van Adsolut kan de werking van een bedrijf op ingrijpende wijze veranderen. “Natuurlijk is heel wat papieren administratie onderhevig aan digitalisering, denk maar aan facturen en werkbonnen. Het digitaliseren van die papieren flow is vaak een grote verandering in installatiebedrijven die veel efficiëntie oplevert”, stelt Appeltants.

Daarnaast verandert er ook veel op vlak van operationeel beheer en planning. “Het contact tussen de back-office en de techniekers op de baan verloopt nu nog heel vaak telefonisch. Adsolut brengt daar verandering in, want de planning van de techniekers kan volledig digitaal verlopen. Het resultaat: een gestroomlijnde communicatie tussen alle geledingen van de organisatie. In het verleden moesten de techniekers eerst naar kantoor rijden om een dikke map op te halen, met daarop hun afspraken voor die dag. Met Adsolut kunnen ze hun agenda meteen thuis op hun smartphone raadplegen. Moet de planning gewijzigd worden, dan krijgen de installateurs op de baan dat onmiddellijk te zien op hun tablet met een overzicht van de benodigde materialen. Het spreekt voor zich dat dit een enorme tijdswinst met zich meebrengt.”

‘Het digitaliseren van de papieren flow is vaak een grote verandering in installatiebedrijven.’

 

Automatisch werkbon en factuur

Het ERP-pakket Adsolut wordt verlengd dankzij de mobiele applicatie, die het werk van zowel de mensen op de baan als de personeelsleden op kantoor vergemakkelijkt. “De administratieve bedienden in het kantoor kunnen alle nodige info via de app tot bij de technici krijgen. Anderzijds mondt de info die de technieker bij het uitvoeren van zijn job verzamelt, automatisch uit in een (door alle partijen ondertekende) werkbon en factuur. Die wordt gesynchroniseerd met het ERP-pakket en komt dus automatisch bij de back-office terecht. Geen dubbele administratie dus, en kans om sneller betaald te worden. Ook de klant van onze installateur vaart er wel bij, want hij krijgt samen met zijn factuur de nodige attesten toegestuurd vanuit Adsolut-ERP”, aldus Appeltants.

Vorig jaar werd de Adsolut-applicatie nog ingrijpend vernieuwd, waarbij gebruiksgemak bovenaan het prioriteitenlijstje stond. Verder ondersteunt het pakket ook al je bedrijfsprocessen van offertes maken, aankoop, stockbeheer, contracten,… tot kostenbeheer, boekhouding en opvolging van betalingen indien nodig. Alles geïntegreerd voor meer efficiëntie.

Adsolut biedt configureerbare schermen. Vanuit licentiebeheer kan men elke gebruiker enkel toegang geven tot voor hem relevante informatie. “Bovendien evolueert het pakket voortdurend: we zetten in op koppelingen en samenwerkingen met andere applicaties, zodat we in alle noden van onze klanten kunnen voorzien”, voegt Appeltants toe.

‘We kunnen eenvoudig opdrachten toewijzen aan de technici, de historiek per klant opvolgen en problemen identificeren en oplossen.’

‘Nooit meer zonder ­tablet de baan op’

Jadec Fire & Security uit Lokeren, een erkend specialist in alarmsystemen en beveiliging, werd enkele jaren geleden geconfron­teerd met uitdagingen waar elk service- en installatie­bedrijf vroeg of laat mee te maken krijgt: het aansturen van de tech­niekers verliep moei­zaam, het opmaken van planningen was tijdrovend en de communicatie verliep niet altijd even vlot.

Zaakvoerder Mike Scott zocht en vond een oplossing in Adsolut Kmo-beheer. “Vroeger werkten we met pen en papier, maar dat liep wel eens fout”, legt hij uit. “We besloten over te schakelen op een digitaal systeem.” Jadec koos voor Adsolut Kmo-beheer en introduceerde een ticketsysteem. “Hierdoor kunnen we eenvoudig opdrachten toewijzen aan de technici, de historiek per klant opvolgen en problemen identificeren en oplossen. Bovendien wordt alle communicatie centraal gelogd.”

De techniekers op de baan werken met een tablet. “Al hun opdrachten komen binnen via de Tech-app van Adsolut. Wanneer ze klaar zijn met een job voegen ze de artikels toe die ter plaatse gebruikt zijn, zodat we het overzicht bewaren over onze voorraad. Ook handig is de optie om foto’s te nemen en toe te voegen aan de werkbon.”

De shift van papier naar een digitale administratie legt Jadec dus geen wind­eieren. “Na een korte aanpassingsperiode werken we nu veel efficiënter. Wij zijn erg tevreden.”