Mobiel werken op de werf resulteert in tijds- en efficiëntiewinst

Een goed werkend ERP-pakket is voor elk installatiebedrijf onmisbaar. Het West-Vlaamse installatiebedrijf Climeco koos voor Plenion, zodat zowel de mensen op de werf als de administratief bedienden op het hoofdkantoor tijd uitsparen.

Zaakvoerders Chris Dewulf en Nico Verhaeverbeke richtten HVAC-specialist Climeco eind jaren 90 op. Dewulf: “We zijn goed gegroeid en tellen nu 12 medewerkers, maar hebben niet de ambitie om té groot te worden. De technieken worden steeds complexer, en daarom is het belangrijk om de controle te bewaren. Als zaakvoerder wil ik graag de voeling met de werf behouden.”

Hoe groter het bedrijf, hoe belangrijker de organisatie. Climeco zag al lang heil in een doorgedreven digitalisering van de administratie. Daarom startte het bedrijf reeds jaren geleden met een ERP-pakket. Vier jaar geleden waagden Dewulf en Verhaeverbeke de overstap naar Plenion, een software-oplossing die specifiek op maat van installatie- en bouwbedrijven ontwikkeld is.

Mobiel op de werf

“Een belangrijke voorwaarde voor ons was dat we ook op de werf mobiel zouden kunnen werken”, zo licht Dewulf de keuze voor Plenion toe. “En dat was niet mogelijk met het vorige pakket: onze mensen moesten op de werf streepjes zetten bij de gebruikte materialen, op kantoor moesten al die streepjes geteld en manueel verwerkt worden op de computer. Een bijzonder tijdrovend proces. En bovendien bleek het onmogelijk om een andere digitale oplossing daarvoor te koppelen aan het bestaande ERP-pakket. Gelukkig bood Plenion een uitweg.”

Dewulf en Verhaeverbeke maakten kennis met Plenion via mond-aan-mondreclame, en zagen meteen de voordelen van de oplossing in. Eén van de sterktes van het pakket is de sterke mobiele toepassing, net het belangrijkste criterium voor Climeco. Michel Smedts, Sales Manager bij Plenion “Bovendien is ons ERP-pakket het enige op de markt waarbij zowel de mobiele als de back-officetoepassing in huis ontwikkeld zijn.”

Geen papegaaienwerk

“De informatica moet ten dienste staan van de verbetering van de bedrijfsvoering”, pikt Verhaeverbeke in. “Dankzij Plenion is het zogenaamde papegaaienwerk voor onze administratieve medewerkers duidelijk verminderd.”

Smedts vult aan: “Snelheid is een belangrijk voordeel van ons pakket, net als overzicht. ­Bovendien heeft Plenion een belangrijke geschiedenis- en archieffunctie. In één oogopslag kan je zien wanneer er bijvoorbeeld een onderhoud op een welbepaalde verwarmingsketel heeft plaatsgevonden.”

Plenion is een standaardpakket, dat aangepast kan worden naargelang de benodigdheden van het bedrijf in kwestie. “We bekijken dat samen met de klant”, zegt Smedts. “De activiteiten en de grootte van het bedrijf spelen een rol, evenals de focus: wil men vooral mobiel kunnen werken? Is er nood aan een stockbeheer, of aan een overzicht van de projecten? Dat kan bovendien evolueren met de tijd. Bij Climeco is stock op dit moment geen prioriteit, maar als daar verandering in komt kan het pakket eenvoudig worden aangepast.”

Actuele prijzen

Vier jaar later kijken ze bij Climeco niet meer achterom. Het mobiele gebruik helpt de mensen op de werf in de uitvoering van hun job, en de zaakvoerders ontdekken nog regelmatig andere troeven van het pakket. Verhaeverbeke: “Dankzij een online koppeling met de databanken van de leveranciers krijgen we altijd de meest actuele prijzen te zien. Zo gaat het opstellen van offertes en facturen een stuk sneller. En dankzij een koppeling met onze rookgas­analysetoestellen rollen de meetresultaten automatisch Plenion binnen.”

Ook Dewulf is een tevreden Plenion-gebruiker: “Ik ken redelijk wat bedrijven die nog hun factureren met de hand uitschrijven, of die met Excel werken. Sinds we Plenion gebruiken is de tijd die we moeten steken in administratieve handelingen sterk verminderd. Op uw 30ste vind je het niet zo erg om op zaterdagavond nog aan je bureau te zitten om de papiermolen bij te werken, maar op je 50ste wil je die tijd toch nuttiger besteden.”