Hoe softwarepakket voor online administratie HVAC-installateur ontlast

Het is intussen al meer dan tien jaar geleden dat Bart Wynant van Wynant VT uit Galmaarden, gespecialiseerd in installaties en onderhoud van HVAC-technieken, voor het eerst Bouwsoft openklikte op zijn computerscherm. Sinds die dag is de gerenommeerde software voor online administratie van Visma Bouwsoft, de meest gebruikte in haar soort in België, niet meer weg te denken uit de computers en smartphones van de werknemers van het bedrijf. “Dankzij de software voeren we taken die vroeger veel tijd kosten een pak sneller uit. Maar het softwarepakket biedt ook nog andere voordelen”, vertelt de zaakvoerder.

Bouwsoft is een gebruiksvriendelijk all-in-onesoftwarepakket specifiek ontwikkeld om alle branches uit de bouw- en installatiesector te helpen hun volledige administratie te vereenvoudigen, van het eerste contact met de klant tot de laatste factuur. Dankzij de connectie met leveranciers als onder meer Cebeo, Rexel, Facq, Desco en Van Marcke zorgt de software voor prijslijsten die altijd up-to-date zijn. Die prijslijsten kunnen heel snel ingeladen worden, wat helpt offertes en facturen in een handomdraai aan te maken. Een bevraging bij 1.000 klanten wees uit dat met Visma Bouwsoft gemiddeld 33% tijd wordt bespaard. 

De software, beschikbaar op desktop, tablet en smartphone, voorziet in verschillende modules met elk een ander doel: planning, tijdsregistratie, het aanmaken van werkbonnen, het afpunten van betalingen, stockbeheer, koppeling met het boekhoudpakket, prospectie, nacalculatie … Dankzij dat modulaire systeem kunnen gebruikers enkel de onderdelen aankopen die ze nodig hebben. 

Wie alvast niet meer overtuigd moet worden van de voordelen van Bouwsoft, is Wynant VT uit Galmaarden, dat HVAC-installaties plaatst en onderhoudt. De installateur maakt gebruik van de werkbonnenmodule, de module voor onderhoud, herstelling en planning, het materialenplatform en de unieke koppeling met Testo. “De implementatie van de software betekende een ware efficiëntieslag”, begint zaakvoerder Bart Wynant te vertellen. “Alle gemaakte offertes en facturen, verstuurde e-mails, foto’s, plannen enzovoort worden in de software ten allen tijde automatisch gelinkt op klant- en projectniveau en je voert er taken die vroeger tijdrovend waren een pak sneller mee uit.”

“Wanneer er bijvoorbeeld een onderhoud moet gebeuren, dan kan ik daar heel eenvoudig en snel een werkbon voor aanmaken en dat onderhoud in de planning zetten waarna onze werknemers die bon en afspraak vervolgens vinden op hun smartphone. Aan de afspraak is dan meteen ook het juiste adres gekoppeld en ze kunnen de route ernaartoe meteen bekijken in Google Maps of in Waze – je kan zelf kiezen welke navigatieapp je aan Bouwsoft koppelt. Wanneer de opdracht uitgevoerd is kan de klant de werkbon digitaal aftekenen.”

“Ook de koppeling met Testo is goud waard. Wanneer ik een installatiefiche aanmaak in Bouwsoft kan ik die doorsturen naar de Testo-app en ze daarin openen. Wanneer de nodige metingen verricht zijn met Testo, dan kan ik door een synchronisatie in de omgekeerde richting alles gegevens en attesten binnenhalen en worden die opgeslagen in de installatiefiche. Een groot verschil met vroeger, toen ik die attesten in pdf-vorm in de software van Testo moest afhalen en vervolgens zelf bij de juiste installatiefiche steken. Overigens zijn er ook koppelingen met veel andere softwarepakketten mogelijk, zoals met die van GeoDynamics of bepaalde track & trace-software.”

“Het materialenplatform zorgt er dan weer voor dat we in recordtijd de actuele prijzen van toeleveranciers kunnen raadplegen. Dat vind ik ook een reuzenstap vooruit in vergelijking met vroeger, toen ik prijslijsten in Excel-vorm moest inladen en daarbij heel goed moest opletten dat alles in die lijst juist stond, of het liep mis. Nu kan je gewoon een fabrikant koppelen aan Bouwsoft en binnen tien minuutjes staan de meest actuele prijzen op je computer of in de app.”

Tot slot noemt Bart Wynant ook de ondersteuning vanuit Visma Bouwsoft een meerwaarde. “Wanneer iets niet duidelijk is, wat eigenlijk zelden het geval is, dan kunnen we gewoon contact opnemen met de helpdesk van Visma Bouwsoft en worden we meteen geholpen. En indien gewenst biedt Visma Bouwsoft ook begeleiding op maat met eigen lesgevers.”

“Bouwsoft heeft onze administratieve taken vereenvoudigd en versneld en heeft een einde gemaakt aan de papierwinkel waar die taken vroeger verantwoordelijk voor waren. Omdat alle administratie nu op één platform gebeurt, hoef je slechts eenmaal bepaalde gegevens in te voeren. Daarna keren die gegevens terug in alle aspecten van het pakket. Onze investering in Bouwsoft heeft zich dan ook in no time teruggewonnen”, besluit de zaakvoerder.

Wil je graag net als Wynant VT tijd besparen op jouw administratie en ben je benieuwd wat Visma Bouwsoft voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag dan je gratis demo aan op bouwsoft.be/info.